Nachunternehmer mit Software verwalten

Für wen eignet sich Bauterio?

Bauterio richtet sich an regionale Generalunternehmer im Ausbau und Schlüsselfertigbau, die ihre Nachunternehmernachweise selbst organisieren. Wenn Ihr Team Unterlagen heute in E-Mail-Postfächern, Ordnern und Excel-Listen zusammensucht, können Sie mit einem gemeinsamen Ablauf für Anforderung, Prüfung und Erneuerung beginnen.

Der Schwerpunkt ist die Nachweisverwaltung. In den größeren Paketen kommen unter anderem QR-Check-in, Unterweisungen, Bautagebuch und Baustellenkoordination hinzu. Welche Unterlagen Sie benötigen, legen Sie anhand Ihrer Verträge und Projekte fest. Unsere Checkliste für Nachunternehmer-Nachweise dient als Einstieg.

So läuft die digitale Nachweisverwaltung ab

1. 1. Firmen und Anforderungen erfassen

   Übernehmen Sie Ihre Nachunternehmer aus einer CSV- oder Excel-Liste. Ordnen Sie die Firmen Ihren Baustellen zu und legen Sie fest, welche Dokumente Ihr Team anfordert. Vorlagen erleichtern den Einstieg; eigene Dokumenttypen ergänzen Ihre Anforderungen.

2. 2. Nachweise per Upload-Link anfordern

   Verschicken Sie einen Link zu den fehlenden Unterlagen. Der Nachunternehmer lädt seine Dateien im Browser hoch, auch am Smartphone. Dafür braucht er kein Bauterio-Konto. Befristete Links lassen sich bei Bedarf widerrufen.

3. 3. Unterlagen prüfen und freigeben

   Prüfen Sie, ob der Nachweis zur Firma gehört, lesbar ist und welchen Gültigkeitszeitraum er ausweist. Dokumentieren Sie die Freigabe oder lehnen Sie ihn mit Begründung ab. Bauterio unterstützt die Organisation; die fachliche Prüfung und Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.

4. 4. Ablaufdaten und offene Punkte verfolgen

   Hinterlegen Sie das Ablaufdatum beim Dokument. Ampeln zeigen den Status je Nachweis, Nachunternehmer und Baustelle. Automatische E-Mail-Erinnerungen helfen beim rechtzeitigen Nachfordern. Im Protokoll bleibt nachvollziehbar, wer einen Nachweis bearbeitet hat.

Wann wird die Excel-Liste aufwendig?

Eine Tabelle kann für einen überschaubaren Bestand ausreichen. Schwieriger wird es, wenn mehrere Personen unterschiedliche Kopien bearbeiten, Anhänge außerhalb der Liste liegen oder Erinnerungen von einzelnen Kalendern abhängen. Entscheidend ist deshalb weniger die Zahl der Firmen als die Zahl der Übergaben und wiederkehrenden Fristen.

Testen Sie den Ablauf mit einigen echten Nachunternehmern: Firmen importieren, fehlende Nachweise anfordern, einen Upload prüfen und ein Ablaufdatum setzen. So sehen Sie, ob eine gemeinsame Übersicht Ihrem Team hilft. Bauterio verspricht damit weder eine automatische rechtliche Prüfung noch einen Ausschluss von Haftungsrisiken.

Worauf sollten Sie bei der Software-Auswahl achten?

• Können Nachunternehmer Unterlagen unkompliziert vom Smartphone übermitteln?
• Erkennt Ihr Team fehlende, ablaufende und noch zu prüfende Nachweise?
• Lassen sich Freigaben, Ablehnungen und Zuständigkeiten nachvollziehen?
• Können Sie bestehende Listen importieren und Ihre Daten wieder exportieren?
• Passen Paketgrenzen und Baustellenumfang zu Ihrem Betrieb?

Was kostet Bauterio?

Die Paketübersicht zeigt alle aktuellen Grenzen. Sie können Bauterio 14 Tage mit allen Funktionen kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten. Die Testphase endet automatisch.