Ratgeber · Stand 29. Oktober 2026

Nachweise von Nachunternehmern: die Checkliste

Bevor ein Nachunternehmer auf Ihrer Baustelle arbeitet, sollten in der Regel diese Nachweise vorliegen: die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, die Gewerbeanmeldung, ein Nachweis der Betriebshaftpflicht und die Eigenerklärung zum Mindestlohn. Für die eingesetzten Beschäftigten kommen Ausweisdokumente und je nach Herkunft Aufenthaltstitel oder A1-Bescheinigung hinzu.

Das Wichtigste in Kürze

Eine gesetzliche Pflichtliste für alle Fälle gibt es nicht. Nachweise helfen, Haftungsrisiken für Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Löhne beim Nachunternehmer zu begrenzen oder früh zu erkennen.
Liegt bei der Zahlung keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, müssen Sie 15 % Bauabzugsteuer einbehalten und ans Finanzamt abführen.
Für den Mindestlohn der Beschäftigten Ihrer Nachunternehmer haften Sie wie ein Bürge, auch ohne eigenes Verschulden.
Viele Nachweise gelten nur befristet. Planen Sie die Erneuerung von Anfang an ein, bei der Krankenkasse etwa vierteljährlich.

Warum Sie Nachweise einholen sollten

Als Auftraggeber haften Sie in mehreren Fällen für Pflichten Ihres Nachunternehmers. Nachweise zeigen, dass er seine Steuern und Beiträge zahlt, und helfen Ihnen, die Haftung zu begrenzen oder Risiken früh zu erkennen.

Bauabzugsteuer

Wer als Unternehmer Bauleistungen bezahlt, muss von Kleinbeträgen abgesehen 15 % jeder Zahlung einbehalten und ans Finanzamt abführen, wenn bei der Zahlung keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt (§§ 48, 48b EStG). Maßgeblich ist die Gültigkeit im Zeitpunkt der Zahlung, nicht bei Vertragsschluss.

Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft

Unternehmen des Baugewerbes haften wie ein Bürge für Sozialversicherungsbeiträge, die ihr Nachunternehmer nicht zahlt, sobald alle für ein Bauwerk beauftragten Bauleistungen zusammen voraussichtlich 275.000 Euro erreichen (§ 28e SGB IV). Für die Beiträge zur Berufsgenossenschaft gilt Entsprechendes (§ 150 SGB VII). Entlasten können Sie sich unter anderem mit Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Krankenkasse und Berufsgenossenschaft oder einer Präqualifikation des Nachunternehmers.

Mindestlohn und SOKA-BAU

Für den Mindestlohn der Beschäftigten Ihres Nachunternehmers und weiterer Nachunternehmer in der Kette sowie für Beiträge zur SOKA-BAU haften Sie wie ein Bürge, auch ohne eigenes Verschulden (§ 14 AEntG i. V. m. § 13 MiLoG). Eigenerklärungen ersetzen diese Haftung nicht, machen Ihre Erwartungen aber verbindlich und dokumentieren Ihre Auswahl.

Beschäftigte auf der Baustelle

Auf Baustellen müssen Beschäftigte ein Ausweisdokument mitführen (§ 2a SchwarzArbG). Wer aus einem Staat außerhalb von EU, EWR und Schweiz kommt, braucht einen Aufenthaltstitel, der die Beschäftigung erlaubt. Bei Entsendung aus einem anderen EU-Staat, dem EWR oder der Schweiz belegt die A1-Bescheinigung, welchem Sozialversicherungsrecht die Beschäftigten unterliegen.

Checkliste: 23 Nachweise mit Rechtsgrundlage

So sind die Nachweise in Bauterio als Vorlagen hinterlegt. „Standard“ ist bei neuen Nachunternehmern vorausgewählt. Die Gültigkeit ist die Voreinstellung für Fristen und Erinnerungen; maßgeblich ist das Datum auf dem jeweiligen Dokument.

Steuer

Nachweis	Rechtsgrundlage	Gültigkeit	Vorauswahl
Freistellungsbescheinigung BauabzugsteuerFreistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen.§ 48b EStG · Gültigkeit 36 Monate · Standard	§ 48b EStG	36 Monate	Standard
Unbedenklichkeitsbescheinigung FinanzamtBescheinigung in Steuersachen.Gültigkeit 12 Monate · Standard	–	12 Monate	Standard
Nachweis Steuerschuldnerschaft (USt 1 TG)Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen.§ 13b UStG · Gültigkeit 36 Monate · Optional	§ 13b UStG	36 Monate	Optional

Sozialversicherung

Nachweis	Rechtsgrundlage	Gültigkeit	Vorauswahl
Unbedenklichkeitsbescheinigung KrankenkasseOrdnungsgemäße Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.§ 28e SGB IV · Gültigkeit 3 Monate · Standard	§ 28e SGB IV	3 Monate	Standard
Qualifizierte UB der BerufsgenossenschaftMitgliedschaft und Beitragszahlung bei der BG.§ 150 Abs. 3 SGB VII · Gültigkeit 6 Monate · Standard	§ 150 Abs. 3 SGB VII	6 Monate	Standard
Unbedenklichkeitsbescheinigung SOKA-BAUNur für Betriebe des Bauhauptgewerbes.§ 14 AEntG · Gültigkeit 6 Monate · Optional	§ 14 AEntG	6 Monate	Optional

Gewerbe und Register

Nachweis	Rechtsgrundlage	Gültigkeit	Vorauswahl
GewerbeanmeldungKopie der Gewerbeanmeldung bzw. -ummeldung.§ 14 GewO · Gültigkeit ohne Ablauf · Standard	§ 14 GewO	ohne Ablauf	Standard
Nachweis BetriebshaftpflichtVersicherungsbestätigung mit Deckungssummen und Laufzeit.Gültigkeit 12 Monate · Standard	–	12 Monate	Standard
HandelsregisterauszugAktueller Auszug aus dem Handelsregister.Gültigkeit 12 Monate · Optional	–	12 Monate	Optional
Eintragung HandwerksrolleEintragung bei der Handwerkskammer.§ 6 HwO · Gültigkeit ohne Ablauf · Optional	§ 6 HwO	ohne Ablauf	Optional
GewerbezentralregisterauszugAuszug aus dem Gewerbezentralregister.§ 150a GewO · Gültigkeit 3 Monate · Optional	§ 150a GewO	3 Monate	Optional
Präqualifikation (PQ-Zertifikat)Präqualifizierungsnachweis.§ 6b VOB/A · Gültigkeit 12 Monate · Optional	§ 6b VOB/A	12 Monate	Optional

Erklärungen und Verträge

Nachweis	Rechtsgrundlage	Gültigkeit	Vorauswahl
Eigenerklärung MindestlohnZahlung des Mindestlohns an die eingesetzten Beschäftigten.§ 13 MiLoG · Gültigkeit 12 Monate · Standard	§ 13 MiLoG	12 Monate	Standard
Erklärung Arbeitnehmer-EntsendegesetzEinhaltung der Arbeitsbedingungen nach AEntG.AEntG · Gültigkeit 12 Monate · Optional	AEntG	12 Monate	Optional
Eigenerklärung gegen SchwarzarbeitKeine Schwarzarbeit leisten oder beauftragen.SchwarzArbG · Gültigkeit 12 Monate · Optional	SchwarzArbG	12 Monate	Optional
NachunternehmervertragUnterschriebener Nachunternehmervertrag.Gültigkeit ohne Ablauf · Optional	–	ohne Ablauf	Optional

Mitarbeitende

Nachweis	Rechtsgrundlage	Gültigkeit	Vorauswahl
Personalausweis oder ReisepassGültiges Ausweisdokument zur Identitätsprüfung.§ 2a SchwarzArbG · Gültigkeit 120 Monate · Standard	§ 2a SchwarzArbG	120 Monate	Standard
Aufenthaltstitel mit ArbeitserlaubnisNur für Staatsangehörige außerhalb von EU, EWR und Schweiz.§ 4a AufenthG · Gültigkeit 12 Monate · Standard	§ 4a AufenthG	12 Monate	Standard
A1-BescheinigungNur bei Entsendung aus einem anderen Staat.VO (EG) 883/2004 · Gültigkeit 24 Monate · Standard	VO (EG) 883/2004	24 Monate	Standard
Meldung nach Arbeitnehmer-EntsendegesetzAnmeldung beim Zoll bei Entsendung nach Deutschland.§ 18 AEntG · Gültigkeit 12 Monate · Optional	§ 18 AEntG	12 Monate	Optional
Sofortmeldung zur SozialversicherungNachweis der Anmeldung zur Sozialversicherung.§ 28a Abs. 4 SGB IV · Gültigkeit ohne Ablauf · Optional	§ 28a Abs. 4 SGB IV	ohne Ablauf	Optional
Mindestlohnbestätigung (monatlich)Monatliche Bestätigung über den Erhalt des Mindestlohns.§ 1 MiLoG · Gültigkeit 1 Monat · Optional	§ 1 MiLoG	1 Monat	Optional
QualifikationsnachweisZ. B. Kran-, Stapler- oder Schweißschein.Gültigkeit 60 Monate · Optional	–	60 Monate	Optional

Eigene Dokumenttypen legen Sie in Bauterio organisationsweit oder nur für eine Baustelle an, mit eigener Gültigkeit.

So holen Sie Nachweise ein

1Anforderungen festlegenBestimmen Sie, welche Nachweise Sie von jedem Nachunternehmer verlangen und welche zusätzlich für ein Gewerk oder eine Baustelle gelten, etwa SOKA-BAU nur im Bauhauptgewerbe.
2Nachweise mit Frist anfordernFordern Sie alle fehlenden Unterlagen auf einmal an, mit klarer Frist und einem einfachen Weg: Ein Upload-Link fürs Smartphone kommt schneller zurück als ein E-Mail-Anhang.
3Prüfen und freigebenPrüfen Sie Lesbarkeit, Firma, Aussteller und Ablaufdatum. Die Gültigkeit einer Freistellungsbescheinigung können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen.
4Ablaufdaten überwachenErfassen Sie das Ablaufdatum jedes Nachweises und fordern Sie Erneuerungen rechtzeitig an, nicht erst, wenn die nächste Zahlung ansteht.
5Nachvollziehbar dokumentierenHalten Sie fest, wer welchen Nachweis wann freigegeben oder mit welcher Begründung abgelehnt hat.

In Bauterio sind fehlende Nachweise im Upload-Link vorausgewählt, die Ampel zeigt je Nachunternehmer und Baustelle, was fehlt oder bald abläuft, und vor Ablauf gehen automatisch Erinnerungen per E-Mail hinaus. Jede Freigabe und Ablehnung steht im Protokoll. Die Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern übernimmt Bauterio nicht.

Häufige Fragen

Welche Nachweise muss ein Nachunternehmer vorlegen?

Eine allgemeine gesetzliche Liste gibt es nicht; welche Nachweise Sie verlangen, legen Sie im Vertrag fest. Üblich sind die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, die Gewerbeanmeldung, ein Nachweis der Betriebshaftpflicht und die Eigenerklärung zum Mindestlohn. Für die eingesetzten Beschäftigten kommen Ausweisdokumente und je nach Herkunft Aufenthaltstitel oder A1-Bescheinigung hinzu.

Was ist der Unterschied zwischen Nachunternehmer und Subunternehmer?

Inhaltlich keiner. Beide Begriffe bezeichnen ein Unternehmen, das im Auftrag eines anderen Unternehmers, etwa eines Generalunternehmers, einen Teil der Bauleistung ausführt. „Nachunternehmer“ ist der Begriff aus der VOB, „Subunternehmer“ der umgangssprachliche.

Wie lange ist eine Freistellungsbescheinigung gültig?

Höchstens drei Jahre. Das Finanzamt kann sie auch kürzer oder nur für einen bestimmten Auftrag ausstellen. Entscheidend ist, dass sie im Zeitpunkt der Zahlung gültig ist; das können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen.

Wie oft sollte ich Unbedenklichkeitsbescheinigungen neu anfordern?

Unbedenklichkeitsbescheinigungen geben den Stand zu einem Stichtag wieder. Viele Generalunternehmer fordern sie deshalb regelmäßig neu an: von der Krankenkasse etwa alle drei Monate, von Berufsgenossenschaft und SOKA-BAU etwa halbjährlich, vom Finanzamt jährlich. So sind die Fristen in Bauterio voreingestellt; beim Freigeben übernehmen Sie das Ablaufdatum vom Dokument.

Schützen vollständige Nachweise vor der Haftung für den Mindestlohn?

Nein. Für den Mindestlohn der Beschäftigten Ihrer Nachunternehmer und für Beiträge zur SOKA-BAU haften Sie wie ein Bürge, unabhängig von eigenem Verschulden (§ 14 AEntG, § 13 MiLoG). Nachweise und Eigenerklärungen helfen aber, zuverlässige Nachunternehmer auszuwählen und Probleme früh zu erkennen.

Brauchen Nachunternehmer für den Upload ein Konto?

In Bauterio nicht. Nachunternehmer erhalten einen befristeten, widerrufbaren Upload-Link per E-Mail, in dem die fehlenden Nachweise vorausgewählt sind, und laden die Dateien vom Smartphone oder Computer hoch.

Rechtliche Hinweise vereinfacht dargestellt, Stand 29. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung; im Einzelfall entscheiden Ihr Vertrag und Ihre steuerliche oder rechtliche Beratung.